Via de functionaliteit Claims kunt u maandelijkse claimbestanden (ASCII formaat) vanuit de groothandel controleren en opslaan binnen PharmaPortal. Voor het kunnen controleren van de claims is het noodzakelijk dat de contracten en GIP's volledig gevuld zijn.
Overzicht
Dit geeft een overzicht van de claims, gegroepeerd op kalenderjaar.
Rechts op de regel van de claim, kunt u via het vergrootglas naar de details van deze claim.
Het claimbestand is opgebouwd uit vier tabbladen.
Het tabblad claimbestand
Op deze pagina ziet u per product de betreffende klant, de contractprijs, de GIP, de AIP en eventuele distributiebijdrage. Het systeem doet een controle op de contractprijs en GIP per regel, optioneel kunt u een controle doen op de distributiebijdrage. Aan de linkerkant van elke regel staan vier icoontjes:
| Met het vergrootglas bekijkt u de details van de claim-regel en vergelijkt u de ingediende claim met de berekening op basis van de gegevens in PharmaPortal. |
| Het plusje geeft de mogelijkheid om een notitie toe te voegen; zodra een notitie is toegevoegd, verandert het plusje in een teksticoon. |
| Regels met een afwijking in de controle krijgen een rood kruisje. Zolang een claim-regel nog niet (handmatig) is goedgekeurd, blijft deze gemarkeerd met een rood kruisje. |
Notities en historie
Dit tabblad biedt de mogelijkheid om notities vast te leggen en de historie toont o.a. welke medewerker de claim heeft ingelezen en wie de status heeft aangepast.Externe communicatie
Op deze pagina kunt u via een formulier een bericht over de claim naar een externe partij sturen. Dit bericht wordt per e-mail verzonden en reacties op deze e-mail verschijnen automatisch op deze pagina. Daarnaast wordt hier het e-mailadres vermeld waarop externe partijen contact kunnen opnemen over de claim. Alle verstuurde en ontvangen berichten blijven inzichtelijk.Koppeling IDF-KLANTEN
Deze pagina geeft een overzicht van de koppelingen tussen de aangeleverde IDF/GLN-nummers, klantomschrijvingen en de in PharmaPortal geregistreerde klanten.
In het menu vindt u ook de optie "downloads". Hiermee kunt u een download maken van alle claimregels per jaar. De selectie is gebaseerd op de vastgelegde periode van de betreffende regels. Een claim die in januari wordt ontvangen en betrekking heeft op december van het voorgaande jaar, wordt niet opgenomen in de download.
FIX/CSV conversie
Met deze functionaliteit kunt u een FIX-bestand omzetten naar het CSV-format.
Toevoegen
Claims kunnen automatisch worden ingelezen als ze worden aangeboden in het claimbestand-format. U kunt een voorbeeldbestand downloaden op deze pagina.
Tenzij anders aangegeven, worden bedragen in PharmaPortal altijd exclusief BTW weergegeven.
Controle claim: het claimbestand wordt gecontroleerd op contractprijs (claim tov bestaande contracten in dezelfde periode per specifieke klant), GIP (GIP bij groothandel in deze maand) en berekening ( ((GIP-/-contractprijs) x aantal) + distributie bijdrage).
Koppeling IDF: in het tabblad koppeling IDF kunt u controleren of de IDF-nummers van de groothandel aan de juiste klanten zijn gekoppeld.
Notities & historie: geeft een overzicht van de claimcontrole en de mogelijkheid notities op te nemen bij de claim.
Alleen verschillen: met de toggle-switch kunt u alleen de regels met verschillen laten weergegeven.
Download: hier kunt u het controlebestand downloaden als Excel of per mail. De mail wordt verstuurd naar het mailadres dat gekoppeld is aan uw eigen account.
Status: U kunt de status opslaan als correct, geaccepteerd met verschillen, wacht op correctie of correctie ontvangen.
Regeldetails: Klik op de regel van de claim om de details in te zien. Er verschijnt een pop-up met relevante contracten en GIP-informatie. Als u op de klantnaam klikt, komt u terecht in het contractenscherm van de betreffende klant.
Verbruik
Als u de claimmodule gebruikt, kunt u eenvoudig rapporten genereren waarin het gecontracteerde volume per maand wordt afgezet tegen de gerealiseerde volumes. Dit rapport kan worden gefilterd op contract-herkomst en jaar. Alleen claims met de status "Correct" of "Geaccepteerd met verschillen" worden meegenomen. Het dashboard bevat ook grafieken voor:
Omzet op AIP, GIP en NIP-niveau
Distributiebijdrage per groothandel als percentage van de netto-omzet
Rechtsboven in de grafiek kunt u het jaartal aanpassen en het rapport downloaden als afbeelding of CSV, XLS.
Instellingen
Onder Instellingen kunt u per groothandel toegestane afrondingsverschillen opgeven en optioneel een minimale of maximale bijdrage per verpakking instellen. In het artikelinformatieblad is het mogelijk om per groothandel claimafspraken op artikelniveau op te nemen.
Onder "Overeengekomen bijdrage %" kunt u per groothandel een percentage opgeven die controleert op de distributiebijdrage.
Directe leveringen
Onder deze optie kun u uw directe leveringen inlezen. De bestandsdefinitie waaraan het inleesbestand moet voldoen staat op deze pagina.
Op deze manier zorgt u ervoor dat de aantallen die zichtbaar zijn per klant de aantallen van de groothandel en de directe leveringen bevat.